Horaires de travail

Les horaires indiquent à AccessTime combien d'heures chaque personne doit travailler et quels jours. Grâce à eux, la plateforme sait qui est absent, calcule le compteur d'heures du mois et remplit la colonne des heures théoriques du rapport d'enregistrement du temps de travail.

1. Créez un horaire hebdomadaire

1. Ouvrez Horaires (menu latéral, section Administration) et appuyez sur Nouvel horaire.
2. Donnez-lui un nom parlant : « Bureau lun.-ven. 9h00–17h00 », « Mi-temps matinées », « Équipe d'après-midi »…
3. Remplissez le tableau des jours de la semaine : pour chaque jour, une heure d'entrée et une heure de sortie.
4. Laissez les deux champs vides pour les jours non travaillés (le samedi et le dimanche, par exemple).
5. Appuyez sur Créer l'horaire.

Chaque jour admet une seule plage d'entrée et de sortie. Si votre journée est coupée, définissez la plage complète (par exemple 9h00–17h30) et enregistrez les pauses en pointant sortie puis entrée : la pause est automatiquement déduite du temps travaillé.

Vous pouvez créer autant d'horaires que nécessaire, puis les modifier ou les supprimer depuis la même liste. Les horaires appartiennent à votre entreprise : personne d'autre ne les voit.

2. Attribuez les horaires avec des dates de validité

Un horaire n'est pas « collé » à la personne pour toujours : chaque attribution a une date de début et, en option, une date de fin. Pour chaque jour, AccessTime utilise l'horaire dont la validité couvre cette date. Ainsi, l'historique n'est jamais réécrit quand quelqu'un change de rythme : les jours passés conservent les heures théoriques de l'horaire en vigueur à l'époque.

Les changements d'horaire se traitent sous forme de demandes :

1. La personne ouvre Changements d'horaire (menu latéral, section Mes demandes) et appuie sur Demander un changement.
2. Elle choisit l'horaire souhaité et le type de changement :
   • Ponctuel : uniquement pendant une plage de dates ; ensuite, retour automatique à l'horaire habituel, sans deuxième demande.
   • Permanent : à partir de la date de début, sans date de fin.
3. Elle indique les dates et le motif, puis envoie la demande.
4. Son responsable ou les RH l'examinent dans les approbations. Une fois approuvée, l'attribution s'applique toute seule : la validité précédente se clôt la veille du changement et la nouvelle prend effet à la date demandée.

Chaque changement d'horaire approuvé est consigné avec la personne qui l'a approuvé, l'horaire attribué et sa date d'effet — utile en cas de contrôle de l'inspection du travail.

3. Comment ils alimentent les heures théoriques du rapport

Chaque nuit, lors de la consolidation de la journée, AccessTime calcule pour chaque personne les minutes théoriques du jour : la durée de la plage de son horaire en vigueur pour ce jour de la semaine. Selon ces règles :

Ce théorique quotidien apparaît dans Rapports dans la colonne Heures théoriques de chaque journée, et alimente le Compteur du mois (h) : heures travaillées moins heures théoriques (positif s'il y a des heures supplémentaires, négatif s'il reste des heures dues).

De plus, si un jour avec horaire la personne ne pointe pas du tout :

• Sans absence pour le justifier, la journée est marquée comme absente (et compte comme anomalie dans le rapport).
• Avec une absence approuvée, elle est marquée comme justifiée et ne génère aucune dette d'heures.

Conseils

• Que personne ne reste sans horaire dès le premier jour. Sans horaire en vigueur, les heures théoriques du jour sont de 0 et le compteur d'heures ne reflète pas la réalité. L'attribution se fait via une demande de changement d'horaire approuvée (section 2). Si vous venez d'importer votre équipe, c'est l'étape suivante.
• Les jours fériés se déduisent tout seuls. Tenez à jour la section Jours fériés (voir les premiers pas) et ne créez pas d'horaires spéciaux pour les semaines comportant un jour férié.
• Utilisez les changements ponctuels pour les périodes particulières. Horaires d'été, une semaine de renfort… à la fin de la plage, chaque personne revient automatiquement à son horaire habituel.