Vacaciones y ausencias

Con AccessTime cada persona pide sus vacaciones desde Ausencias y vacaciones (menú lateral), ve su saldo en todo momento y quien aprueba tiene el calendario del equipo y avisos de cobertura delante. Aquí te contamos cómo dejarlo configurado.

1. Configura los tipos de ausencia

En Tipos de ausencia (sección Administración) tu empresa arranca con cuatro tipos ya creados: vacaciones, enfermedad, permiso retribuido y asuntos propios. Puedes editarlos, desactivarlos o crear los que necesites. Cada tipo tiene nombre, color (para el calendario) y cuatro interruptores:

Si un tipo ya tiene ausencias asociadas no se puede borrar (hay que conservar el histórico): al eliminarlo se desactiva y deja de ofrecerse en nuevas solicitudes.

2. Saldos: prorrateo y arrastre

La bolsa anual se define en Ajustes de empresa → Vacaciones y ausencias:

• Días laborables de vacaciones al año: por defecto 22, el mínimo legal en España.
• Máximo de días arrastrables al año siguiente: con 0 no hay arrastre.

Con eso, el saldo de cada persona se calcula solo:

• Prorrateo por alta: si alguien entra a mitad de año, se le asignan los meses que quedan (el mes de alta cuenta entero), redondeando a medio día a favor del empleado.
• Arrastre: los días no gastados del año anterior pasan al siguiente, hasta el máximo configurado.
• Disponible = asignados + arrastrados − gastados − pendientes (las solicitudes sin resolver también comprometen saldo, para que nadie pida dos veces los mismos días).

En Saldos de vacaciones ves la tabla de toda la plantilla por año y puedes ajustar a mano los días asignados y arrastrados de cualquier persona — útil si migras desde otra plataforma con días ya disfrutados.

3. Solicitar una ausencia

1. Entra en Ausencias y vacaciones y pulsa para crear una solicitud.
2. Elige el tipo, la fecha de inicio y la de fin.
3. Marca Solo medio día si aplica (la fecha de inicio y fin deben coincidir): cuenta como 0,5 días.
4. Adjunta el justificante si el tipo lo exige (PDF o imagen, máx. 10 MB). Solo tú, RRHH y quien aprueba pueden descargarlo.
5. Envía. Si el tipo requiere aprobación queda pendiente; si no, se registra aprobada al momento.

Los días se descuentan en días laborables: fines de semana y festivos no cuentan. La plataforma además te avisa antes de enviar si:

• las fechas solapan con otra ausencia tuya pendiente o aprobada,
• el rango no contiene ningún día laborable,
• pides más días de los que te quedan disponibles (solo en tipos que descuentan saldo).

4. Calendario de equipo y festivos

En Calendario de equipo tienes la vista mensual con las ausencias aprobadas y pendientes de cada persona, con el color de su tipo, y los festivos marcados. Cada rol ve lo que le toca: empleados y responsables ven su departamento (para coordinarse); administración y RRHH, toda la empresa.

Los festivos se gestionan en Festivos: los nacionales y de tu comunidad vienen cargados y no se pueden borrar; los locales de tu municipio los añades (fecha, nombre y ámbito) o eliminas tú. Afectan tanto al cálculo de días laborables de las ausencias como al registro de jornada.

5. Cobertura mínima del departamento

En Ajustes de empresa puedes fijar una cobertura mínima por departamento (% de personas presentes; 0 la desactiva). Al revisar una solicitud en Aprobaciones, si aprobarla dejaría algún día laborable al departamento por debajo de ese umbral —contando también las solicitudes pendientes de los compañeros—, quien aprueba ve un aviso con el peor día y el porcentaje que quedaría.

Es un aviso, nunca un bloqueo: la decisión final siempre es de quien aprueba.

¿Qué más?

• Definir quién aprueba qué
• Puesta en marcha desde cero
• Importar empleados y ajustar saldos iniciales