Gestionar el equipo

Todo lo relacionado con las personas de tu empresa vive en la sección Administración del menú lateral (Empleados y Departamentos) y en Equipo → Presencia. Esta guía te enseña a dar de alta a tu equipo, a repartir permisos y a desactivar a quien cause baja sin perder su histórico.

Invitar empleados

1. Entra en Empleados (menú lateral) y pulsa Añadir empleado.
2. Rellena su nombre, email, puesto (opcional), departamento (opcional) y rol.
3. Pulsa Crear empleado.

Al crearlo, la persona recibe un email de invitación en su idioma con una contraseña temporal generada automáticamente. Con ella puede entrar al panel, cambiar la contraseña y empezar a fichar desde el primer día. No necesita verificar su email: al darla de alta tú, ya das fe de que la dirección es correcta. Su fecha de alta queda registrada con el día en que la creas, y sirve de base para el prorrateo de sus vacaciones del año en curso.

El plan gratuito admite hasta 10 personas activas. Si al invitar a alguien has llegado al límite, la plataforma te lo avisará antes de crearlo.

¿Vienes de otra plataforma o tienes la plantilla en un Excel? Usa el importador para dar de alta a todo el equipo de una vez.

Departamentos

Los departamentos te sirven para organizar el equipo y para delimitar qué ve cada responsable. En Departamentos (menú lateral):

1. Pulsa crear, escribe el nombre del departamento.
2. Opcionalmente, asigna un responsable de entre los usuarios de tu empresa.
3. Guarda. Después, asigna personas al departamento desde la ficha de cada empleado (Empleados → Editar).

Puedes editar o eliminar un departamento en cualquier momento desde la misma lista.

Roles y permisos

Cada persona tiene un único rol, que decide qué puede hacer en el panel:

El rol se elige al crear al empleado y se puede cambiar después editándolo. Dos límites pensados para tu tranquilidad:

• Un administrador de empresa puede asignar los roles de empleado, responsable y RRHH.
• Una persona de RRHH solo puede asignar empleado y responsable: no puede concederse a sí misma (ni a nadie) el rol de RRHH o de administración.

Presencia en tiempo real

En Equipo → Presencia tienes la foto del momento:

• Un resumen con cuántas personas están dentro, fuera y el total de empleados activos.
• Quién está dentro ahora, con su departamento y desde qué hora.
• Los fichajes de hoy, ordenados del más reciente al más antiguo, con tipo y hora ya convertidos a la zona horaria de tu empresa.

Los responsables ven en esta pantalla únicamente a las personas de su departamento; administración y RRHH ven a toda la empresa. Las horas trabajadas y su detalle histórico se consultan aparte, junto al resto del registro de jornada.

Desactivar (archivar) empleados

Cuando alguien deja la empresa no se borra: se desactiva, de modo que sus fichajes e histórico se conservan para el registro de jornada.

1. En Empleados, pulsa Desactivar en su fila y confirma.
2. La persona desaparece de la pantalla de presencia y deja de contar para el límite de personas activas de tu plan.
3. Si vuelve, edítala y marca de nuevo la casilla Activo: recupera su cuenta tal como estaba.

Desactivar es reversible; no pierdes ningún dato. Es la forma recomendada de gestionar bajas, excedencias largas o personal de temporada.

Siguientes pasos

• Asigna horarios a las personas nuevas para que sus desviaciones se calculen bien.
• Monta el kiosco QR si parte del equipo ficha desde una tablet compartida.
• Si estás empezando de cero, repasa la guía de primeros pasos.