Horarios de trabajo

Los horarios le dicen a AccessTime cuántas horas debe trabajar cada persona y qué días. Con ellos la plataforma sabe quién falta, calcula la bolsa de horas del mes y rellena la columna de horas teóricas del informe de registro de jornada.

1. Crea un horario semanal

1. Entra en Horarios (menú lateral, sección Administración) y pulsa Nuevo horario.
2. Ponle un nombre reconocible: "Oficina L-V 9:00–17:00", "Media jornada mañanas", "Turno de tarde"…
3. Rellena la tabla de días de la semana: para cada día, una hora de Entrada y una de Salida.
4. Deja vacíos ambos campos en los días que no se trabaja (el sábado y el domingo, por ejemplo).
5. Pulsa Crear horario.

Cada día admite un único tramo de entrada y salida. Si tu jornada es partida, define el tramo completo (por ejemplo 9:00–17:30) y que las pausas se registren fichando salida y entrada: el descanso se descuenta solo del tiempo trabajado.

Puedes crear tantos horarios como necesites y editarlos o eliminarlos después desde la misma lista. Los horarios son de tu empresa: nadie más los ve.

2. Asigna horarios con fechas de vigencia

Un horario no se "pega" a la persona para siempre: cada asignación tiene una fecha de inicio y, opcionalmente, una fecha de fin. Para cada día, AccessTime usa el horario cuya vigencia cubre esa fecha. Así el histórico no se reescribe cuando alguien cambia de jornada: los días pasados conservan las horas teóricas del horario que tenían entonces.

Los cambios de horario se tramitan como solicitudes:

1. La persona entra en Cambios de horario (menú lateral, sección Mis solicitudes) y pulsa Solicitar cambio.
2. Elige el horario al que quiere cambiar y el tipo de cambio:
   • Puntual: solo durante un rango de fechas; después vuelve automáticamente a su horario habitual, sin segunda solicitud.
   • Permanente: desde la fecha de inicio en adelante, sin fecha de fin.
3. Indica las fechas y el motivo, y envía la solicitud.
4. Su responsable o RRHH la revisa en Aprobaciones. Al aprobarla, la asignación se aplica sola: la vigencia anterior se cierra el día antes del cambio y la nueva entra en vigor en la fecha pedida.

Cada cambio de horario aprobado queda registrado con quién lo aprobó, qué horario se asignó y desde cuándo — útil ante una inspección.

3. Cómo alimentan las horas teóricas del informe

Cada noche, al consolidar la jornada, AccessTime calcula para cada persona los minutos teóricos del día: la duración del tramo de su horario vigente ese día de la semana. Con estas reglas:

Ese teórico diario aparece en Informes como la columna Horas teóricas de cada jornada, y alimenta la Bolsa del mes (h): horas trabajadas menos horas teóricas (positiva si hay horas extra, negativa si se debe jornada).

Además, si un día con horario la persona no ficha nada:

• Sin ausencia que lo justifique, la jornada se marca como ausente (y cuenta como incidencia en el informe).
• Con una ausencia aprobada, se marca como justificada y no genera deuda de horas.

Consejos

• Asigna horario desde el primer día. Sin horario vigente, las horas teóricas del día son 0 y la bolsa de horas no refleja la realidad. Si acabas de importar tu equipo, este es el siguiente paso.
• Los festivos ya restan solos. Mantén al día la sección Festivos (ver primeros pasos) y no hagas horarios especiales para semanas con festivo.
• Usa cambios puntuales para temporadas. Jornada intensiva de verano, una semana de refuerzo… al terminar el rango, cada persona vuelve a su horario habitual automáticamente.