Vacances i absències

Amb AccessTime cada persona demana les seves vacances des d'Absències i vacances (menú lateral), veu el seu saldo en tot moment i qui aprova té el calendari de l'equip i els avisos de cobertura al davant. Aquí t'expliquem com deixar-ho configurat.

1. Configura els tipus d'absència

A Tipus d'absència (secció Administració) la teva empresa arrenca amb quatre tipus ja creats: vacances, malaltia, permís retribuït i assumptes propis. Pots editar-los, desactivar-los o crear els que necessitis. Cada tipus té nom, color (per al calendari) i quatre interruptors:

Si un tipus ja té absències associades no es pot esborrar (cal conservar l'històric): en eliminar-lo es desactiva i deixa d'oferir-se en noves sol·licituds.

2. Saldos: prorrateig i traspàs

La bossa anual es defineix a Ajustos d'empresa → Vacances i absències:

• Dies laborables de vacances a l'any: per defecte 22, el mínim legal a Espanya.
• Màxim de dies traspassables a l'any següent: amb 0 no hi ha traspàs.

Amb això, el saldo de cada persona es calcula sol:

• Prorrateig per alta: si algú entra a mig any, se li assignen els mesos que queden (el mes d'alta compta sencer), arrodonint a mig dia a favor de l'empleat.
• Traspàs: els dies no gastats de l'any anterior passen al següent, fins al màxim configurat.
• Disponible = assignats + traspassats − gastats − pendents (les sol·licituds sense resoldre també comprometen saldo, perquè ningú no demani dues vegades els mateixos dies).

A Saldos de vacances veus la taula de tota la plantilla per any i pots ajustar a mà els dies assignats i traspassats de qualsevol persona — útil si migres des d'una altra plataforma amb dies ja gaudits.

3. Sol·licitar una absència

1. Entra a Absències i vacances i prem per crear una sol·licitud.
2. Tria el tipus, la data d'inici i la de fi.
3. Marca Només mig dia si escau (la data d'inici i la de fi han de coincidir): compta com a 0,5 dies.
4. Adjunta el justificant si el tipus ho exigeix (PDF o imatge, màx. 10 MB). Només tu, RRHH i qui aprova el poden descarregar.
5. Envia. Si el tipus requereix aprovació queda pendent; si no, es registra aprovada a l'instant.

Els dies es descompten en dies laborables: els caps de setmana i els festius no compten. La plataforma a més no deixa enviar la sol·licitud (i te n'explica el motiu) si:

• les dates se solapen amb una altra absència teva pendent o aprovada,
• el rang no conté cap dia laborable,
• demanes més dies dels que et queden disponibles (només en tipus que descompten saldo).

4. Calendari d'equip i festius

A Calendari d'equip tens la vista mensual amb les absències aprovades i pendents de cada persona, amb el color del seu tipus, i els festius marcats. Cada rol veu el que li pertoca: empleats i responsables veuen el seu departament (per coordinar-se); administració i RRHH, tota l'empresa.

Els festius es gestionen a Festius: els nacionals venen carregats i no es poden esborrar; els de la teva comunitat i els locals del teu municipi els afegeixes (data, nom i àmbit) o els elimines tu. Afecten tant el càlcul de dies laborables de les absències com el registre de jornada.

5. Cobertura mínima del departament

A Ajustos d'empresa pots fixar una cobertura mínima per departament (% de persones presents; 0 la desactiva). En revisar una sol·licitud a Aprovacions, si aprovar-la deixés algun dia laborable el departament per sota d'aquest llindar —comptant també les sol·licituds pendents dels companys—, qui aprova veu un avís amb el pitjor dia i el percentatge que quedaria.

És un avís, mai un bloqueig: la decisió final sempre és de qui aprova.

Què més?

• Definir qui aprova què
• Posada en marxa des de zero
• Importar empleats i ajustar saldos inicials