Informes i registre de jornada

L'informe de registre de jornada és el cor legal d'AccessTime: recull, dia a dia i per persona, l'hora d'inici i de fi, les hores treballades i la seva diferència respecte de l'horari teòric — el registre diari que exigeix el RD-ley 8/2019 (reial decret llei espanyol; art. 34.9 de l'Estatuto de los Trabajadores), a punt per a una inspecció.

Com es consolida cada jornada

No has de fer res: cada nit, a les 02:00 (hora de Madrid), la plataforma consolida els fitxatges del dia anterior de cada empresa, interpretats en la seva zona horària. Per a cada persona activa es calcula:

1. Primera entrada i última sortida: el primer fitxatge d'entrada del dia i l'últim de sortida. Si la jornada va quedar sense fitxatge de sortida, la columna de fi queda buida.
2. Hores treballades: la suma dels trams entrada→sortida. Els trams sortida→entrada compten com a pausa i van a la seva pròpia columna, en minuts.
3. Hores teòriques: els trams de l'horari vigent aquell dia de la setmana. En festiu són 0, i si una absència aprovada cobreix el dia també són 0: aquell dia no se't deu jornada.
4. Estat de la jornada, segons el que s'hagi trobat.

Si un dia es torna a consolidar (per exemple, després de corregir un fitxatge), la jornada s'actualitza, no es duplica.

Avís de jornada incompleta

Quan una jornada es consolida com a incompleta (falta el fitxatge de sortida), aquesta persona rep un correu automàtic en el seu idioma avisant-la, amb un enllaç per demanar la correcció des d'Incidències de fitxatge (menú Les meves sol·licituds). La correcció la revisa el seu responsable o RRHH i queda auditada — més detall a sol·licituds i aprovacions.

Consultar l'informe mensual

1. Entra a Informes (menú lateral, secció Equip).
2. Tria el mes que vols consultar; per defecte s'obre el mes en curs.
3. A dalt tens els indicadors del mes: hores totals, mitjana diària, bossa del mes i incidències/absències.
4. A sota, un mapa d'assistència dia a dia i la taula detallada per empleat i data, amb cercador d'empleat.

Cada fila mostra empleat, data, inici, fi, hores teòriques, hores treballades, diferència, minuts de pausa, estat i si el dia va ser de teletreball. Les hores es mostren en la zona horària de la teva empresa.

Els responsables de departament veuen a l'informe només les persones del seu departament; administració i RRHH veuen tota l'empresa.

Desviació i bossa d'hores

• La diferència de cada dia és hores treballades menys hores teòriques: positiva si es va treballar de més (excés/hores extra), negativa si de menys.
• La bossa del mes és aquest mateix compte agregat: el total treballat del mes menys el total teòric exigible.
• Com que les absències aprovades i els festius posen les hores teòriques del dia a 0, unes vacances no et generen deute a la bossa.

Perquè aquests càlculs tinguin sentit des del primer dia, assigna horaris a tot l'equip — també a les persones que portis amb l'importador.

Exportar a Excel

Amb el botó Exportar a Excel descarregues el mes visible com a fitxer .xlsx (informe-mensual-AAAA-MM.xlsx), amb les mateixes columnes de la taula: empleat, data, inici, fi, hores teòriques, hores treballades, diferència, minuts de pausa, estat i teletreball. És el fitxer que pots imprimir i signar per lliurar-lo davant d'una inspecció, o arxivar per a la teva gestoria.

Recorda que la llei obliga a conservar el registre de jornada durant 4 anys. Si véns d'una altra plataforma, importa l'històric per no perdre'l.

Què més?

• Com fitxen les persones del teu equip
• Muntar un quiosc QR en una tauleta compartida
• Configurar absències i vacances