Informes y registro de jornada

El informe de registro de jornada es el corazón legal de AccessTime: recoge, día a día y por persona, la hora de inicio y fin, las horas trabajadas y su diferencia contra el horario teórico — el registro diario que exige el RD-ley 8/2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), listo para una inspección.

Cómo se consolida cada jornada

No tienes que hacer nada: cada noche, a las 02:00 (hora de Madrid), la plataforma consolida los fichajes del día anterior de cada empresa, interpretados en su zona horaria. Para cada persona activa se calcula:

1. Primera entrada y última salida: el primer fichaje de entrada del día y el último de salida. Si la jornada quedó sin fichaje de salida, la columna de fin queda vacía.
2. Horas trabajadas: la suma de los tramos entrada→salida. Los tramos salida→entrada cuentan como pausa, en su propia columna.
3. Horas teóricas: los tramos del horario vigente ese día de la semana. En festivo son 0, y si una ausencia aprobada cubre el día también son 0: ese día no se te debe jornada.
4. Estado de la jornada, según lo que se haya encontrado.

Si repites la consolidación de un día (por ejemplo, tras corregir un fichaje), la jornada se actualiza, no se duplica.

Aviso de jornada incompleta

Cuando una jornada se consolida como incompleta (falta el fichaje de salida), la persona recibe un email automático en su idioma avisándole, con un enlace directo para pedir la corrección desde Incidencias de fichaje (menú Mis solicitudes). La corrección la revisa su responsable o RRHH y queda auditada — más detalle en solicitudes y aprobaciones.

Consultar el informe mensual

1. Entra en Informes (menú lateral, sección Equipo).
2. Elige el mes que quieres consultar; por defecto se abre el mes en curso.
3. Arriba verás los indicadores del mes: horas totales, media diaria, bolsa del mes e incidencias/ausencias.
4. Debajo, un mapa de asistencia día a día y la tabla detallada por empleado y fecha, con buscador de empleado.

Cada fila muestra empleado, fecha, inicio, fin, horas teóricas, horas trabajadas, diferencia, minutos de pausa, estado y si el día fue de teletrabajo. Las horas se muestran en la zona horaria de tu empresa.

Los responsables de departamento ven en el informe solo a las personas de su departamento; administración y RRHH ven a toda la empresa.

Desviación y bolsa de horas

• La diferencia de cada día es horas trabajadas menos horas teóricas: positiva si se trabajó de más (exceso/horas extra), negativa si de menos.
• La bolsa del mes es esa misma cuenta agregada: el total trabajado en el mes menos el total teórico exigible.
• Como las ausencias aprobadas y los festivos ponen las horas teóricas del día a 0, unas vacaciones no te generan deuda en la bolsa.

Para que estos cálculos tengan sentido desde el primer día, asigna horarios a todo el equipo — también a las personas que traigas con el importador.

Exportar a Excel

Con el botón Exportar a Excel descargas el mes visible como fichero .xlsx (informe-mensual-AAAA-MM.xlsx), con las mismas columnas de la tabla: empleado, fecha, inicio, fin, horas teóricas, horas trabajadas, diferencia, minutos de pausa, estado y teletrabajo. Es el fichero que puedes entregar ante una inspección o archivar para tu gestoría.

Recuerda que la ley obliga a conservar el registro de jornada durante 4 años. Si vienes de otra plataforma, importa el histórico para no perderlo.

¿Qué más?

• Cómo fichan las personas de tu equipo
• Montar un kiosco QR en una tablet compartida
• Configurar ausencias y vacaciones